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[AI서재] 17장. 사무실에서 쓰는 자동화
AI에게 맡기고 자리를 뜨다 - 욜로 모드 완전 입문
17장. 사무실에서 쓰는 자동화
김경진 변호사
사례 13) 지메일 받은편지함 분류하고 답장 초안
장면
월요일 아침 9시. 스타트업 운영팀장 오지현 씨가 지메일을 열었습니다. 주말 동안 쌓인 메일이 87통. 광고 메일, 뉴스레터, 거래처 연락, 팀원 보고, 고객 문의가 뒤섞여 있습니다. 이걸 분류하고, 급한 건 바로 답하고, 나중에 볼 건 별표를 달아야 합니다.
명령
지메일 API(에이피아이, 프로그램끼리 통신하는 통로)를 통해 메일을 가져올 수 있습니다. 구글에서 API 키를 발급받아야 하는데, 처음 한 번만 설정하면 됩니다.
"내 지메일 받은편지함에서 안 읽은 메일을 전부 가져와서, 카테고리별로 분류해줘. 카테고리는 '긴급', '거래처', '팀 내부', '뉴스레터', '기타'로 나눠줘. 긴급 메일에는 답장 초안을 만들어줘. 결과를 mail_summary_0513.txt로 저장해줘."
진행 과정
클로드 코드가 지메일 API로 메일 87통을 가져옵니다. 제목과 본문을 읽고 카테고리를 분류합니다. "결제 건 확인 부탁드립니다"는 거래처, "월요일 주간 보고입니다"는 팀 내부, "주간 뉴스레터"는 뉴스레터.
긴급으로 분류된 메일 5통에 대해 답장 초안을 작성합니다. "확인했습니다. 오늘 중으로 처리하겠습니다" 같은 간결한 답장입니다.
전체 과정에 5분.
결과
mail_summary_0513.txt 파일. 카테고리별로 메일이 정리되어 있고, 긴급 메일 옆에는 답장 초안이 붙어 있습니다. 오지현 씨는 이 파일을 훑어보면서 급한 건 바로 답하고, 나머지는 시간 될 때 보면 됩니다.
비용
시간 5분, 비용 1,500원에서 2,500원.
위험
메일에는 회사 기밀이 들어 있을 수 있습니다. 클로드 API를 쓰면 메일 내용이 앤스로픽 서버를 거칩니다. 회사 보안 정책에 따라 이게 허용되지 않을 수 있습니다. 중요 기밀이 담긴 메일이 있다면 이 방법을 쓰기 전에 정보 보안 담당자와 상의하세요.
우리도 따라하려면
구글 클라우드 콘솔에서 지메일 API를 활성화하고, 인증 정보를 발급받아야 합니다. 이 과정이 처음에 좀 복잡한데, 클로드 코드에게 "지메일 API 설정하는 법 알려줘"라고 물어보면 단계별로 안내해줍니다. 한 번 설정하면 이후로는 계속 쓸 수 있습니다.
사례 14) 슬랙 채널 잡담 정리해서 요약 보내기
장면
금요일 오후 5시. 한 주간 슬랙(Slack, 슬랙, 업무용 메신저) 채널에 쌓인 메시지가 400건 넘습니다. 대부분은 잡담이고, 중요한 결정사항은 다섯 건 정도인데 어디에 묻혀 있는지 모릅니다.
명령
"슬랙 #general 채널에서 이번 주 월요일부터 오늘까지의 메시지를 가져와서, 업무 관련 내용만 골라 요약해줘. 결정사항, 할 일, 공유된 링크를 따로 정리해줘. 결과를 #general 채널에 '이번 주 요약'이라는 제목으로 보내줘."
진행 과정
클로드 코드가 슬랙 API로 메시지를 가져오고, 잡담과 업무 내용을 구분하고, 요약을 작성합니다. 3분.
결과
슬랙 채널에 요약 메시지가 올라옵니다. "이번 주 결정사항: A 프로젝트 일정 2주 연기, B 거래처 계약 갱신 완료, C 기능 우선순위 변경..." 같은 내용입니다.
비용
시간 3분, 비용 800원.
위험
사례 13과 같은 보안 문제가 있습니다. 슬랙 메시지 내용이 외부 서버를 거칩니다.
우리도 따라하려면
슬랙 앱을 만들어서 API 토큰을 발급받아야 합니다. 슬랙 관리자 권한이 필요합니다.
사례 15) 노션 페이지 자동 갱신
장면
팀 회의록을 노션(Notion, 노션, 문서 관리 도구)에 정리하고 있습니다. 매주 회의록 파일이 하나씩 추가되는데, "회의록 모음" 페이지에 새 회의록 링크를 수동으로 추가해야 합니다. 깜빡하고 안 하면 나중에 모아서 해야 하는데, 이것도 귀찮습니다.
명령
"노션 API로 '회의록' 데이터베이스에 새 항목이 추가되면, '회의록 모음' 페이지에 자동으로 링크를 추가해줘. 매일 오후 6시에 확인하고 업데이트해줘."
진행 과정
클로드 코드가 노션 API를 연결하고, "회의록" 데이터베이스를 조회하고, "회의록 모음" 페이지를 업데이트하는 스크립트를 만듭니다. 이 스크립트를 매일 오후 6시에 자동 실행되도록 설정합니다.
결과
매일 오후 6시에 "회의록 모음" 페이지가 자동으로 갱신됩니다.
비용
시간(설정) 10분, 이후 매일 자동 실행에 100원 안팎.
위험
노션 API 키가 유출되면 누군가 내 노션을 들여다볼 수 있습니다. API 키는 환경 변수에 저장하세요.
우리도 따라하려면
노션 개발자 포털(https://developers.notion.com)에서 통합(Integration)을 만들고, API 키를 발급받아야 합니다. 해당 데이터베이스에 통합을 연결해야 접근할 수 있습니다.
사례 16) 경쟁사 웹사이트 변화 추적 보고서
장면
온라인 쇼핑몰을 운영하는 김사장님. 경쟁사 세 곳의 웹사이트를 매주 한 번씩 확인합니다. 가격이 바뀌었는지, 신제품이 올라왔는지, 이벤트를 하고 있는지. 세 사이트를 돌아보는 데 한 시간이 걸리고, 변화를 정리하는 데 30분이 더 걸립니다.
명령
"다음 세 개의 웹사이트를 매주 월요일 아침 7시에 방문해줘.
1) competitor-a.com/products
2) competitor-b.com/new-arrivals
3) competitor-c.com/events
각 사이트의 내용을 저장하고, 지난주와 비교해서 바뀐 점을 정리해줘. 결과를 경쟁사_변화_이번주.txt로 저장해줘."
진행 과정
클로드 코드가 웹 스크래핑(web scraping, 웹 스크래핑, 웹사이트의 내용을 자동으로 읽어오는 것) 스크립트를 만듭니다. 매주 세 사이트의 내용을 가져와서 텍스트로 저장하고, 지난주 저장본과 비교합니다. 새로 추가된 제품, 가격이 바뀐 항목, 새 이벤트를 찾아서 보고서로 정리합니다.
결과
매주 월요일 아침에 경쟁사_변화_이번주.txt 파일이 생깁니다. "A사: 핸드크림 신제품 출시(15,000원), B사: 전품목 20% 할인 이벤트(~5/20), C사: 변화 없음" 같은 내용입니다.
비용
시간(설정) 15분, 이후 매주 자동 실행에 1,000원.
위험
웹 스크래핑이 허용되지 않는 사이트가 있습니다. 사이트의 이용약관에 "자동 수집 금지"라고 적혀 있으면 법적 문제가 생길 수 있습니다. 확인하고 쓰세요. robots.txt(로봇스텍스트, 웹사이트가 자동 수집 허용 범위를 적어둔 파일)를 확인하는 게 좋습니다.
사이트 구조가 바뀌면 스크래핑이 깨집니다. "오류가 발생했습니다"라는 보고서가 오면 스크립트를 수정해야 합니다.
우리도 따라하려면
경쟁사 웹사이트 주소와, 그 사이트에서 어떤 정보를 추적하고 싶은지(가격, 신제품, 이벤트)를 구체적으로 알려주세요. 도커 안에서 돌리는 게 안전합니다.
실패 사례: 중요한 이메일을 스팸으로 분류한 건
사례 13처럼 지메일 분류를 AI에게 맡긴 사람이 있었습니다. 일주일 동안 잘 돌아갔는데, 금요일에 거래처 사장님한테 전화가 왔습니다.
"지난 화요일에 보낸 계약서 메일, 확인하셨어요?"
확인한 적 없습니다. AI가 그 메일을 "뉴스레터"로 분류해서 눈에 안 띈 겁니다. 거래처 사장님이 보낸 메일의 제목이 "5월 뉴스레터 관련 협업 제안"이었거든요. 제목에 "뉴스레터"라는 단어가 들어 있어서 AI가 뉴스레터로 분류한 겁니다.
사람이라면 보낸 사람을 보고 "아, 거래처 사장님이 보낸 건데 뉴스레터는 아니겠지"라고 판단했을 겁니다. AI는 제목의 키워드에 더 크게 반응했습니다.
방지법: 중요 거래처의 이메일 주소를 미리 알려주세요. "이 주소에서 온 메일은 무조건 '긴급'으로 분류해"라고요. 그리고 AI가 분류한 결과를 하루에 한 번은 전체적으로 훑어보세요. 분류 자동화는 편하지만, 100% 맡기면 이런 사고가 납니다.