Ngày 1: Thiết lập hướng đi lỏng lẻo và lập bản đồ niềm tin

Sáng thứ Hai, tôi mở máy tính xách tay lên. Trên trình duyệt, LinkedIn, email và notepad đang được mở cạnh nhau. "Từ hôm nay, mình sẽ bắt đầu dự án tự động hóa bằng AI." Thế nhưng, vấn đề là tôi phải bắt đầu từ đâu.

Hầu hết mọi người đều mắc phải một sai lầm tại thời điểm này. Đó là cố gắng xác định một thị trường ngách (Niche) siêu nhỏ ngay từ đầu. Nếu bạn bắt đầu một cách quá cụ thể, chẳng hạn như: "Tôi sẽ nhắm mục tiêu vào các phòng khám nha khoa ở bang Georgia đang lãng phí thời gian vào quy trình tiếp nhận bệnh nhân", bạn sẽ tự trói chân mình lại. Bởi vì lúc này, bạn vẫn chưa có dữ liệu về việc thị trường nào sẽ phản hồi, hay vấn đề nào thường xuyên xuất hiện.

Việc thiết lập hướng đi trong ngày đầu tiên gần giống như một giả thuyết làm việc (Working Hypothesis). Nó không phải là một quyết định cho cả đời. Như thế này là đủ rồi: "Tôi giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán bằng AI." Chỉ cần một câu này thôi là bạn đã có thể bắt đầu cuộc hội thoại.

Dựa trên định hướng lỏng lẻo này, tôi sẽ chuẩn bị một vài ví dụ về các vấn đề như: tự động hóa quy trình theo dõi khách hàng tiềm năng (Lead Follow-up), xử lý biểu mẫu đăng ký của khách hàng, hay đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống CRM. Hiện tại, bạn chưa cần phải tập trung hoàn toàn vào những việc này. Chúng chỉ đóng vai trò như những "thẻ thử nghiệm" để quan sát xem vấn đề nào sẽ tạo được sự đồng cảm trong các cuộc hội thoại.

Nhiệm vụ thứ hai của ngày đầu tiên là vẽ Bản đồ Tin cậy (Trust Map). Hãy mở một trang Google Sheets. Ở các hàng, hãy điền tên người, và ở các cột, hãy điền năm loại thông tin.

[Hình 33-1] Ví dụ về bảng tính Bản đồ tin cậy]

Mục tiêu là lấp đầy 20 người. Điều này bao gồm bạn bè hoặc gia đình đang kinh doanh, đồng nghiệp hoặc cấp trên, những người bạn quen biết trong cộng đồng hoặc nhóm Slack, và cả mối quan hệ cấp hai—bạn của bạn. Khi bạn thực sự viết danh sách này ra, một điều kinh ngạc sẽ xảy ra. Bạn sẽ nhận ra rằng suy nghĩ "mình không quen biết ai cả" chỉ là một ảo tưởng. Hầu hết mọi người đều đánh giá thấp mạng lưới kết nối thực tế của chính mình.

Lý do bản đồ này quan trọng là vì điểm khởi đầu phải là sự tiếp cận ấm (Warm Outreach). Theo thống kê, việc liên lạc thông qua các tiếp xúc ấm và sự giới thiệu có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn vượt trội so với tiếp cận lạnh (Cold Outreach). Ngay cả khi sự tin tưởng đã tồn tại ở một mức độ nào đó, và dù đó là sự tin tưởng mượn từ bạn của bạn, nó vẫn mạnh mẽ hơn so với một email gửi tới một người không hề quen biết. Tốc độ cũng nhanh hơn. Sự gượng gạo cũng ít hơn.

Bức tranh tổng thể là như thế này. Bắt đầu từ những mối quan hệ ấm áp, duy trì phạm vi rộng, trò chuyện để tìm ra các quy luật, và sau đó mới thu hẹp thị trường ngách (niche). Tiếp cận lạnh (Cold contact) là thứ được sử dụng khi bạn đã sẵn sàng để mở rộng quy mô (Scale), chứ không phải là công cụ để tìm kiếm khách hàng đầu tiên.

Ngày 2 đến 3: 5 đến 10 lần hội thoại khởi động

Mục tiêu của ngày thứ hai và ngày thứ ba không phải là bán hàng. Đó là trò chuyện. Tất cả những gì bạn cần làm chỉ là thực hiện từ 5 đến 10 cuộc trò chuyện nhẹ nhàng.

Cần phải phân định rõ tính chất của cuộc đối thoại này. Đây không phải là một cuộc gọi bán hàng. Cũng không phải là một buổi thuyết trình gọi vốn (Pitching). Đây là một buổi đặt câu hỏi của một doanh nhân đầy hiếu kỳ. Bạn có thể bắt đầu với thông điệp như sau:

"Xin chào, tôi đang dự định bắt đầu một dự án về tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp bằng AI. Tôi không có ý định bán bất cứ thứ gì cả. Tôi có thể xin phép hỏi một vài câu về việc đâu là những phần mang tính thủ công và phiền hà trong công việc hàng ngày của bạn không?"

Có một câu nói không thể thiếu trong thông điệp này: "Tôi không có ý định bán bất cứ thứ gì." Chỉ một câu nói này thôi cũng đủ để phá bỏ hàng rào phòng thủ của đối phương. Con người ta sẽ lập tức cảnh giác ngay khoảnh khắc họ cảm thấy ai đó đang cố gắng bán thứ gì đó cho mình. Việc hóa giải sự cảnh giác đó trước tiên chính là khởi đầu của một cuộc hội thoại.

Khi cuộc hội thoại bắt đầu, hãy ghi lại những thông tin quan trọng nhất. Có thể là ứng dụng ghi chú, ứng dụng note hay sổ tay giấy đều được. Điều quan trọng chính là hành động ghi chép. Bởi vì sau này bạn sẽ xem lại những ghi chép này. Các mục cần ghi lại bao gồm:

• Công việc mà họ mô tả là lặp đi lặp lại là gì?
• Bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho công việc đó?
• Bạn đã sử dụng từ ngữ nào khi giải thích vấn đề đó?
• Bạn đã thử giải pháp nào chưa?

Mục thứ tư quan trọng đến bất ngờ. Những cách diễn đạt mà đối phương dùng khi mô tả vấn đề sau này sẽ trở thành ngôn ngữ marketing của chính bạn. Bạn phải nói bằng ngôn ngữ của chủ doanh nghiệp chứ không phải thuật ngữ của kỹ thuật viên thì mới có thể tạo được sự đồng cảm.

Hãy cùng xem xét chúng ta nên làm gì nếu thực sự không có một chủ doanh nghiệp nào trên mạng lưới. Ngay cả khi vậy, bạn cũng không cần phải lao vào tiếp cận một cách đường đột. Thay vào đó, hãy hỏi như thế này.

"Liệu quanh đây có ai có thể giúp ích được việc này không ạ?"

Sức mạnh của câu nói này lớn hơn bạn nghĩ. Vì bạn không phải đang cố gắng bán thứ gì đó cho bạn bè, mà là đang nhờ họ giới thiệu giúp một ai đó, nên sự gượng gạo sẽ giảm bớt. Và đối với người mà bạn gặp thông qua sự giới thiệu đó, chỉ một câu nói "Tôi liên lạc với bạn vì được OO giới thiệu" sẽ ngay lập tức tạo dựng được sự tin tưởng.

[Hình 33-2] Mẫu ghi chép thông tin chi tiết về hội thoại khởi động]

Ngày 4 đến 5: Đề xuất thử nghiệm quy mô nhỏ

Mở các bản ghi chép hội thoại ra. Có khoảng từ năm đến mười nội dung hội thoại đã được sắp xếp sẵn. Trong số đó, hãy chọn ra người có điểm đau (Pain Point) rõ rệt nhất. Tần suất cao, tốn nhiều thời gian và là công việc lặp đi lặp lại. Vấn đề hội tụ cả ba điều kiện này chính là đối tượng lý tưởng cho dự án thí điểm (pilot).

Tôi sẽ liên lạc sau khi việc lựa chọn kết thúc.

"Xin chào, như đã nói trong cuộc trò chuyện lần trước" [Vấn đề cụ thể]Tôi muốn tạo một bản thử nghiệm tự động hóa nhỏ miễn phí để giải quyết vấn đề này. Mục tiêu của tôi là chứng minh rằng quy trình làm việc này thực sự giúp tiết kiệm thời gian. Thay vào đó, tôi chỉ xin những ý kiến đóng góp và chỉnh sửa thẳng thắn từ bạn. Điều này sẽ là bài học quý giá đối với tôi.

Lý do đề xuất này hiệu quả là vì nó gần như không có rủi ro. Về phía khách hàng, họ không phải tốn chi phí. Ngay cả khi thất bại, họ cũng không mất gì cả. Nếu thành công, họ có thể tiết kiệm được thời gian. Và vì có sự đánh đổi bằng những ý kiến chỉnh sửa, nên điều này mang lại cảm giác như một sự trao đổi bình đẳng chứ không phải là một hành động từ thiện.

Có một nguyên tắc nhất định phải tuân thủ khi đưa ra đề xuất. Đó là hãy giới hạn phạm vi ở mức cực kỳ nhỏ. Thay vì nói "Tôi sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng", hãy tập trung vào một hành động duy nhất như "Tôi sẽ tạo ra một quy trình làm việc giúp tự động phân loại lead ngay khi nhận được và gửi thông báo cho người phụ trách". Bạn phải bắt đầu từ những việc nhỏ thì mới có thể hoàn thành, và chỉ khi hoàn thành thì bạn mới có thể chứng minh được giá trị.

Ngày 5 đến 6: Xây dựng tự động hóa với các tính năng tối thiểu

Đề xuất thử nghiệm đã được chấp nhận. Bây giờ là lúc để bắt đầu tạo ra nó.

Có một cái bẫy rất dễ mắc phải ở giai đoạn này. Đó là sự thôi thúc muốn tạo ra một thứ gì đó ấn tượng về mặt kỹ thuật. Bạn có thể cảm thấy muốn chồng chéo nhiều lớp gọi API, đưa vào các logic phân nhánh phức tạp, hay áp dụng những mô hình mới nhất. Tuy nhiên, mục tiêu không phải là sự ấn tượng, mà là kết quả.

Tiêu chuẩn của tự động hóa với các tính năng tối thiểu, hay còn gọi là MVP (Minimum Viable Product), chỉ có một. "Sau khi quy trình này vận hành, khách hàng có tiết kiệm được thời gian hay không?" Nếu bạn có thể trả lời "Có" cho câu hỏi này, thì thế là đủ.

Có một điều cần lưu ý khi xây dựng quy trình. Đó là hãy lắng nghe kỹ những cách diễn đạt mà khách hàng sử dụng khi họ mô tả vấn đề của mình. Nếu họ không nói là "quản lý lead" mà nói là "sắp xếp các yêu cầu đổ về mỗi ngày", thì chuyên gia tư vấn cũng nên sử dụng chính cách diễn đạt đó khi báo cáo. Việc điều chỉnh ngôn ngữ này sẽ trở thành một vũ khí mạnh mẽ trong các bản đề xuất hoặc thông điệp bán hàng sau này.

[Hình 33-3] Danh sách kiểm tra để xây dựng quy trình làm việc MVP]

Quá trình xây dựng không cần phải phức tạp.

1. Định nghĩa vấn đề trong một câu.
2. Xác định rõ đầu vào và đầu ra.
3. Thiết kế con đường ngắn nhất từ đầu vào đến đầu ra.
4. Tạo ra và kiểm chứng.
5. Trình bày kết quả cho khách hàng.

Tất cả chỉ có vậy. Việc làm cho nó trở nên phức tạp là việc cần làm ở giai đoạn mở rộng sau này.

Ngày 7: Bảo trì và Đề xuất mở rộng

Ngày thứ bảy đã đến. Bản thử nghiệm đang hoạt động. Liệu bây giờ đã đến lúc phải đẩy mạnh tiến độ? Không phải vậy.

Mục tiêu của ngày hôm nay không phải là chốt đơn (Closing). Mục tiêu là cùng nhau quyết định bước tiếp theo sẽ là gì dựa trên kết quả thử nghiệm (pilot). Một bầu không khí ép buộc có thể phá hủy sự tin tưởng đã gây dựng bấy lâu nay chỉ trong một khoảnh khắc.

Cấu trúc của cuộc hội thoại rất ngắn gọn. Nó đưa ra hai lựa chọn.

Lựa chọn 1: Bảo trì. Quản lý để các quy trình tự động hóa đã thiết lập tiếp tục hoạt động ổn định. Nếu có chỗ nào bị lỗi thì sửa chữa, nếu công cụ hoặc quy trình thay đổi thì điều chỉnh cho phù hợp. "Tôi sẽ quản lý để các quy trình tự động hóa này tiếp tục vận hành tốt trong những tháng tới. Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra hoặc cần thay đổi, tôi sẽ ứng phó ngay lập tức."

Lựa chọn 2: Mở rộng. Thêm một hoặc hai tính năng vào bản pilot. Đây là việc tận dụng những khả năng cải thiện được phát hiện trong quá trình xây dựng. "Trong khi tạo bản pilot, tôi đã có ý tưởng rằng nếu thêm phần này vào thì kết quả sẽ ổn định hơn. Tôi có nên xác định phạm vi rồi gửi bản đề xuất cho bạn không?"

Nếu đưa ra hai lựa chọn này mà không gây áp lực, khách hàng sẽ tự nhiên chọn hướng đi phù hợp với mình.

Ở đây có một kỹ thuật nâng cao. Nếu bạn phát hiện ra một công việc khác có liên quan trong quá trình xây dựng, hãy đặt câu hỏi một cách tự nhiên: "Trong khi tạo quy trình làm việc, tôi cũng để ý thấy phần này, liệu việc tự động hóa cả phần này có giúp ích được gì không?". Câu hỏi này không phải là để bán hàng, mà là ngôn ngữ của sự hợp tác. Đối phương sẽ cảm thấy rằng người tư vấn đang thực sự quan tâm đến việc kinh doanh của họ.

Có những trường hợp dự án thử nghiệm (pilot) diễn ra tốt đẹp nhưng khách hàng lại chưa muốn thực hiện thêm các công việc bổ sung ngay lập tức. Điều này hoàn toàn không phải là vấn đề. Chiến lược cho tình huống này sẽ được giải thích trong chương tiếp theo.

Thứ tự của lời chứng thực và yêu cầu giới thiệu

Có thứ tự của nó. Nếu vi phạm thứ tự này, sự tin tưởng sẽ bị phá vỡ.

Thảo luận về bảo trì hoặc mở rộng là ưu tiên hàng đầu. Làm sâu sắc thêm mối quan hệ là ưu tiên tiếp theo. Sau đó mới đến lời chứng thực (Testimonial). Và cuối cùng là yêu cầu giới thiệu (Referral).

Nếu khách hàng hài lòng với bản pilot nhưng không muốn thực hiện thêm công việc, hãy đưa ra yêu cầu như sau.

"Bạn có thể chia sẻ một đoạn video ngắn về việc workflow đã giúp ích cho bạn như thế nào không? Chỉ cần từ 1 đến 2 phút là đủ."

Lời giới thiệu bằng video có sức mạnh lớn hơn cả văn bản. Khi chính chủ doanh nghiệp trực tiếp chia sẻ trải nghiệm của mình trước ống kính, nó sẽ có sức thuyết phục hơn bất kỳ nội dung quảng cáo nào.

Chỉ đề cập đến phần giới thiệu sau khi đã nhận được lời đề tặng, và chỉ khi dòng chảy của câu chuyện thực sự tự nhiên.

"Nếu xung quanh bạn có ai đang gặp phải khó khăn tương tự, tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể giới thiệu giúp tôi."

Hãy cùng suy nghĩ xem tại sao trình tự này lại quan trọng. Sẽ rất gượng gạo nếu bạn yêu cầu được giới thiệu khi chưa làm được bất cứ điều gì. Và sẽ càng gượng gạo hơn nếu bạn yêu cầu một lời đề cử sau khi đã làm điều gì đó nhưng kết quả lại không tốt. Trình tự này tuân theo logic: Trao giá trị → Thắt chặt mối quan hệ → Thu thập minh chứng → Mở rộng mạng lưới.

Hãy cùng xem chúng ta nên làm gì nếu dự án thử nghiệm (pilot) thất bại. Đừng cố gắng bán bất cứ thứ gì. Đừng yêu cầu những lời khen ngợi. Hãy tiếp nhận các ý kiến chỉnh sửa, đúc kết những gì đã học được và bắt đầu một chu kỳ tiếp theo.

[Hình 33-4] Sơ đồ quy trình: Testimonial → Yêu cầu giới thiệu]

Lặp lại chu kỳ 7 ngày → Mở rộng Cold Outreach

Khung làm việc 7 ngày không phải là một sự kiện diễn ra một lần. Đó là một vòng lặp (Loop) lặp đi lặp lại.

Trong chu kỳ đầu tiên, thông điệp còn vụng về. Bạn chưa có cảm giác về việc giải pháp nào là phù hợp cho vấn đề nào. Trong chu kỳ thứ hai, thông điệp trở nên ngắn gọn và cụ thể hơn. Bạn bắt đầu cảm nhận được cuộc hội thoại nào sẽ tạo ra năng lượng và cuộc hội thoại nào sẽ mất phương hướng. Đến khoảng chu kỳ thứ ba, bạn sẽ hình thành nên ngôn ngữ của riêng mình. Bạn biết cách mượn cách diễn đạt của khách hàng và tông giọng của các đề xuất trở nên tự nhiên hơn.

Điều mà mỗi chu kỳ mang lại chính là dữ liệu. Sự tự tin có thể tăng lên, nhưng giá trị thực sự nằm ở dữ liệu. Các quy luật về việc ngành nghề nào đang phản hồi, vấn đề nào thường xuyên xuất hiện, và cấu trúc thông điệp nào giúp mở ra một cuộc hội thoại sẽ được tích lũy lại.

Khi mô hình này đã tích lũy đủ—thường là sau hai đến ba chu kỳ—việc mở rộng sang cold outreach mới thực sự có ý nghĩa. Bởi vì tại thời điểm này, ba điều sau đây đã được hình thành.

1. Bằng chứng: Những dự án hoặc pilot thực sự đã mang lại kết quả
2. Ngôn ngữ: Cấu trúc thông điệp khiến thị trường phản ứng
3. Sự tự tin: Năng lực đã được kiểm chứng trong thực tế

Nếu thực hiện cold outreach mà thiếu đi ba yếu tố này, bạn sẽ chẳng khác gì một người gửi hàng trăm email không có ngữ cảnh mỗi ngày. Những tin nhắn được gửi đi mà không có bằng chứng, không có sự tin cậy và không có sự kết nối thực tế sẽ chỉ là những tạp âm (Noise) đối với người nhận.

[Hình 33-5] Lộ trình mở rộng Cold Outreach và lặp lại chu kỳ 7 ngày]

Đây chính xác là lộ trình mà một chuyên gia thực chiến đã đi theo sau khi có được khách hàng đầu tiên từ một cộng đồng tự động hóa AI tại Mỹ. Bắt đầu từ những mối quan hệ ấm áp, tiếp cận tập trung vào kết quả, xây dựng lòng tin, trao đi giá trị và lặp lại quy trình đó. Chỉ sau khi đã trải qua hai đến ba chu kỳ, người này mới bắt đầu xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng và áp dụng cùng một khung làm việc đó vào việc tiếp cận lạnh (cold contact). Đến thời điểm đó, cảm giác không còn là những hành động đầy sự phỏng đoán và lo âu nữa, mà là đang vận hành một hệ thống thực sự hiệu quả.

Việc có được khách hàng đầu tiên mới chỉ là sự khởi đầu của toàn bộ quá trình kinh doanh. Để duy trì và mở rộng mối quan hệ này, bạn cần phải biết cách xử lý chủ đề nhạy cảm mang tên giá cả. Sẽ tính phí theo giờ, hay tính phí dựa trên giá trị mang lại—lựa chọn này sẽ quyết định quỹ đạo phát triển của doanh nghiệp bạn.