[AI书房] 第17章 办公室自动化
把工作交给AI，然后离开座位 - YOLO模式完全入门
第17章 办公室自动化
金京镇律师
案例 13) 分类 Gmail 收件箱并起草回复
场景
周一早上 9 点。初创公司运营主管 Oh Ji-hyun 打开了 Gmail。周末积累了 87 封邮件。广告邮件、新闻通讯、客户联系、团队报告、客户咨询混杂在一起。需要对这些邮件进行分类，紧急的立即回复，稍后查看的进行星标。
指令
可以通过 Gmail API（程序间通信的通道）获取邮件。需要从 Google 获取 API 密钥，只需进行一次初始设置。
"获取我 Gmail 收件箱中所有的未读邮件，并按类别进行分类。类别分为‘紧急’、‘客户’、‘团队内部’、‘新闻通讯’、‘其他’。请为紧急邮件起草回复草案。将结果保存为 mail_summary_0513.txt。"
执行过程
Claude 代码通过 Gmail API 获取了 87 封邮件。读取标题和正文并进行分类。“请确认付款事项”归类为客户，“周一每周报告”归类为团队内部，“每周新闻通讯”归类为新闻通讯。
针对分类为“紧急”的 5 封邮件编写回复草案。回复内容简洁，例如“已确认。我会在今天内处理”。
整个过程耗时 5 分钟。
结果
mail_summary_0513.txt 文件。邮件按类别整理完毕，紧急邮件旁边附有回复草案。Oh Ji-hyun 浏览此文件，直接回复紧急事项，其余的在有时间时再看。
费用
耗时 5 分钟，费用 1,500 到 2,500 韩元。
风险
邮件中可能包含公司机密。使用 Claude API 时，邮件内容会经过 Anthropic 的服务器。根据公司的安全政策，这可能不被允许。如果邮件包含重要机密，在使用此方法前请咨询信息安全负责人。
如何跟进操作
需要在 Google Cloud Console 中启用 Gmail API 并获取认证信息。这个过程起初有些复杂，但如果询问 Claude 代码“如何设置 Gmail API”，它会提供分步指导。设置一次后即可持续使用。
案例 14) 整理 Slack 频道闲聊并发送摘要
场景
周五下午 5 点。本周 Slack（办公协作软件）频道中积累了超过 400 条消息。大部分是闲聊，重要的决定事项大约有 5 件，但不知道被淹没在哪里了。
指令
"从 Slack #general 频道获取从本周一到今天的消息，并仅筛选出与工作相关的内容进行摘要。请分别整理决定事项、待办事项和分享的链接。将结果以‘本周摘要’为标题发送到 #general 频道。"
执行过程
Claude 代码通过 Slack API 获取消息，区分闲聊与工作内容，并生成摘要。耗时 3 分钟。
结果
Slack 频道中会自动发布摘要消息。内容类似于：“本周决定事项：A 项目进度推迟 2 周，B 客户合同已完成续约，C 功能优先级变更...”
费用
耗时 3 分钟，费用 800 韩元。
风险
存在与案例 13 相同的安全问题。Slack 消息内容会经过外部服务器。
想要效仿的话
需要创建一个 Slack App 并获取 API Token。这需要 Slack 管理员权限。
案例 15) Notion 页面自动更新
场景
正在使用 Notion（文档管理工具）整理团队会议纪要。每周都会增加一个新的会议纪要文件，但必须手动在“会议纪要汇总”页面添加新链接。如果忘了做，之后得集中处理，这也很麻烦。
指令
“通过 Notion API，当‘会议纪要’数据库中有新条目添加时，请自动在‘会议纪要汇总’页面添加链接。请在每天下午 6 点进行检查并更新。”
执行过程
Claude 代码会编写一个脚本，连接 Notion API，查询“会议纪要”数据库，并更新“会议纪要汇总”页面。随后将该脚本设置为每天下午 6 点自动运行。
结果
每天下午 6 点，“会议纪要汇总”页面都会自动更新。
费用
设置耗时 10 分钟，之后每天自动运行的费用在 100 韩元左右。
风险
如果 Notion API Key 泄露，他人可能会查看我的 Notion 内容。请将 API Key 保存在环境变量中。
想要效仿的话
需要在 Notion 开发者平台 (https://developers.notion.com) 创建 Integration 并获取 API Key。此外，还需要将该 Integration 连接到相应的数据库才能进行访问。
案例 16) 竞品网站变化追踪报告
场景
经营着一家在线购物店的金社长。他每周都要检查三家竞争对手的网站。检查价格是否变动、是否有新品上架、是否正在举办活动。巡视这三个网站需要花费一小时，整理变化内容还需要额外花费 3 0分钟。
指令
"请在每周一早上 7 点访问以下三个网站。
1) competitor-a.com/products
2) competitor-b.com/new-arrivals
3) competitor-c.com/events
保存每个网站的内容，并与上周进行对比，整理出变化之处。请将结果保存为 竞品_变化_本周.txt。"
执行过程
Claude Code 会编写一个网页抓取（web scraping，自动读取网站内容）脚本。它每周获取这三个网站的内容并保存为文本，然后与上周保存的版本进行对比。通过查找新增产品、价格变动项和新活动，并整理成报告。
结果
每周一早上都会生成 竞品_变化_本周.txt 文件。内容类似于：“A公司：推出护手霜新品（15,000韩元），B公司：全场 8 折优惠活动（至 5/20），C公司：无变化”。
费用
设置耗时 15 分钟，之后每周自动运行的费用为 1,000 韩元。
风险
有些网站是不允许网页抓取的。如果网站的使用条款中写着“禁止自动采集”，可能会产生法律问题。请在使用前进行确认。最好检查一下 robots.txt（robots.txt，网站中注明允许自动采集范围的文件）。
如果网站结构发生变化，抓取就会失效。如果收到“发生错误”的报告，则需要修改脚本。
我们也想尝试的话
请具体告知竞争对手的网站地址，以及你想追踪哪些信息（价格、新品、活动）。在 Docker 容器中运行会更安全。
失败案例：将重要邮件误判为垃圾邮件
有人像案例 13 那样，把 Gmail 的分类工作交给了 AI。一周内运行都很正常，但周五时，一位客户老板打来了电话。
"上周二发给您的合同邮件，您查收了吗？"
我没查过。因为 AI 把那封邮件分类到了“新闻通讯”中，导致它没引起注意。因为客户老板发送的邮件标题是“关于 5 月新闻通讯的合作提案”。由于标题中包含了“新闻通讯”这个词，AI 就将其归类为了新闻通讯。
如果是人，看到发件人时可能会判断：“啊，是客户老板发的，应该不是新闻通讯吧。”但 AI 对标题中的关键词反应更为强烈。
预防方法：提前告知重要客户的电子邮件地址。例如，“来自这个地址的邮件一律归类为‘紧急’”。此外，每天请全面检查一次 AI 的分类结果。分类自动化虽然方便，但如果 100% 托付给它，就会发生这种事故。